Documento equivalente POS electrónico y factura electrónica en restaurantes: qué te exige la DIAN en 2026
El tiquete POS dejó de ser un papelito. Qué documento debes emitir según el monto, cómo se calcula el tope de 5 UVT en 2026 (y los dos errores que casi todos cometen al calcularlo), y por qué tu restaurante cobra impoconsumo y no IVA.
Por Santiago Cuartas · 2026-07-28
La mayoría del contenido sobre facturación electrónica en Colombia está escrito por contadores para contadores. Este está escrito para alguien que tiene un restaurante y necesita saber qué imprimir cuando la mesa 6 pide la cuenta.
Esta guía es orientativa y la normativa cambia. Antes de tomar decisiones tributarias, verifica con tu contador y con la DIAN.
Los tres documentos, y cuándo va cada uno
| Documento | Cuándo aplica | Se transmite a la DIAN | Identificador |
|---|---|---|---|
| Tiquete POS en papel | Ya no, salvo contingencia | No | — |
| Documento equivalente POS electrónico | Ventas por debajo de 5 UVT | Sí | CUDE |
| Factura electrónica de venta | Ventas de 5 UVT o más, o si el cliente la pide | Sí | CUFE |
Las dos reglas prácticas que resuelven el 95% de los casos:
- Si la venta pasa el tope de 5 UVT, va factura electrónica. No es opcional.
- Si el cliente la pide con su NIT, va factura electrónica, sin importar el monto. Un cliente que quiere descontar el almuerzo de trabajo necesita factura, no tiquete.
El tope de 5 UVT en 2026, y los dos errores al calcularlo
Con la UVT de 2026 en $52.374, cinco UVT son $261.870.
Ahora los dos errores que se cometen todo el tiempo:
Error 1: calcularlo sobre el total de la tirilla
El tope se mide sobre el valor de la operación antes de impuestos, no sobre lo que el cliente termina pagando.
Error 2: incluir la propina
La propina es voluntaria y no hace parte del valor de la operación. No suma para el tope.
Un ejemplo con números:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Consumo | $255.000 |
| Impoconsumo 8% | $20.400 |
| Propina sugerida 10% | $25.500 |
| Total que paga el cliente | $300.900 |
| Base para el tope de 5 UVT | $255.000 |
$255.000 está por debajo de $261.870. Todavía cabe en documento equivalente, aunque la tirilla diga $300.900.
Si se calculara sobre el total, ese restaurante estaría emitiendo facturas electrónicas de más — que no es una infracción, pero sí un costo y una fricción innecesarios en cada mesa grande.
Impoconsumo del 8%: por qué tu restaurante no cobra IVA
Los restaurantes bajo el régimen de impuesto al consumo cobran 8% de impoconsumo sobre el servicio y no cobran IVA sobre la comida.
La consecuencia que más sorprende a quien viene de otro sector: el impoconsumo no es descontable. Con el IVA, lo que pagas en compras lo cruzas contra lo que cobras en ventas, y solo entregas la diferencia. Con el impoconsumo no: lo que cobras, lo entregas completo.
Eso cambia cómo se lee el margen. El 8% que aparece en la tirilla nunca fue tuyo.
Qué lleva un documento equivalente POS electrónico
- Identificación del vendedor: nombre o razón social y NIT
- Numeración autorizada por la DIAN
- Fecha y hora de generación
- Descripción de los bienes o servicios
- Valor total de la operación
- Discriminación del impuesto al consumo
- CUDE: el código único que lo identifica ante la DIAN
- Código QR de verificación
Si tu tirilla no tiene CUDE ni QR, no estás emitiendo documento equivalente electrónico, estés usando el software que estés usando.
Es la verificación más rápida que puedes hacer hoy: mira una tirilla de ayer.
El caso restaurante, en cuatro situaciones
| Situación | Qué emitir | Detalle |
|---|---|---|
| Mesa que paga y se va, consumo bajo | Documento equivalente POS | Lo normal |
| Mesa que pide factura con NIT | Factura electrónica | Sin importar el monto |
| Mesa grande por encima de 5 UVT | Factura electrónica | Aunque no la pidan |
| Domicilio por plataforma | Depende del acuerdo | Revisa quién factura al consumidor final |
El cuarto caso es el que más confusión genera y el que más conviene aclarar por escrito con cada plataforma: en algunos modelos la plataforma factura al consumidor final y el restaurante factura a la plataforma; en otros no. No asumas: pregunta y guarda la respuesta.
Qué pasa si no cumples
El incumplimiento en materia de facturación puede acarrear sanciones que incluyen multas y, en los casos previstos por la norma, el cierre del establecimiento.
Pero el costo más frecuente no es la sanción: es el rechazo de costos y deducciones. Un restaurante que no puede soportar sus compras con documentos válidos pierde la deducción, y eso se paga en la declaración de renta sin que nadie haya venido a visitarlo.
La contingencia: qué hacer si se cae el internet
La norma contempla la contingencia. En términos prácticos:
- Se sigue vendiendo y se entrega el comprobante.
- Cuando vuelve la conexión, se transmite lo pendiente a la DIAN.
- Se conservan los soportes del período de contingencia.
Por eso el "modo offline" de un POS no es una comodidad: es lo que determina si puedes seguir operando un viernes en la noche cuando se cae la fibra. Pregúntale a tu proveedor exactamente qué pasa —y pide la demostración desconectando el wifi.
Checklist para esta semana
- Mira una tirilla de ayer: ¿tiene CUDE y QR?
- Confirma tu UVT de referencia y calcula tu tope: $261.870 en 2026
- Verifica que el tope se calcule sin impuestos y sin propina
- Confirma que puedes emitir factura electrónica cuando el cliente la pida
- Pon por escrito con cada plataforma de domicilios quién factura al consumidor final
- Prueba el modo de contingencia de tu POS antes de necesitarlo
Preguntas frecuentes
¿Qué es el documento equivalente POS electrónico?
Es el reemplazo electrónico del antiguo tiquete de máquina registradora POS. Se genera electrónicamente, lleva un CUDE y un código QR, y se transmite a la DIAN. Un papelito impreso sin CUDE ya no cumple.
¿Cuál es el tope de 5 UVT para el documento equivalente POS en 2026?
Con la UVT de 2026 en $52.374, cinco UVT equivalen a $261.870. Por encima de ese valor hay que emitir factura electrónica de venta. El tope se calcula sobre el valor de la operación antes de impuestos y sin incluir la propina.
¿La propina cuenta para el tope de 5 UVT?
No. La propina es voluntaria y no hace parte del valor de la operación, así que no suma para el tope. Tampoco suma el impuesto al consumo: el tope se mide sobre el consumo antes de impuestos.
¿Los restaurantes cobran IVA o impoconsumo?
Los restaurantes bajo el régimen de impuesto al consumo cobran 8% de impoconsumo sobre el servicio y no cobran IVA sobre la comida. A diferencia del IVA, el impoconsumo no es descontable: lo que se cobra se entrega completo.
¿Qué hago si el cliente pide factura con su NIT?
Debes emitir factura electrónica de venta, sin importar el monto de la operación. El documento equivalente POS no sirve para que el cliente descuente el gasto.
¿Qué pasa si se cae el internet y no puedo transmitir a la DIAN?
La norma contempla la contingencia: se sigue vendiendo, se entrega el comprobante, y cuando vuelve la conexión se transmite lo pendiente conservando los soportes del período. Por eso conviene verificar antes —no durante— que tu POS tenga modo offline real.
¿El comprobante del datáfono sirve como documento tributario?
No. El comprobante del datáfono es del banco y acredita que un pago ocurrió, pero no es un documento tributario. Necesitas emitir factura electrónica o documento equivalente POS electrónico según el monto.